Arbetsgivarna står inför många utmaningar just nu. En av dem är hur man hanterar anställda som arbetar hemifrån som inte riktigt har arbetat på distans tidigare. När företagen har flyttat till en helt avlägsen ram för anställda, finns det kvarvarande frågor om hur mycket de borde arbeta och hur mycket flexibilitet de kan ge dem under dessa försöka tider.
Det korta svaret är: Fjärrarbetet bör regimenteras och tydligt definieras eftersom för mycket flexibilitet leder till anställdas frustration och allvarliga produktivitetsproblem. Samtidigt måste arbetsgivarna noggrant balansera några ytterligare riktlinjer för att hjälpa de anställda bryta sig loss från ett styvt, drakoniskt schema – en boll och kedja som låser dem till deras skrivbord.
En sak är tydlig: Homebound-arbetare kanske inte förstår varför det finns arbetsgränser alls – både fysiska (att göra ett hemmakontor) och virtuellt (hålla ordinarie timmar). Dessa två faktorer kommer att vara de viktigaste för dem när arbetsgivare fastställer riktlinjer och bildar en tydlig förståelse för hur mycket en anställd krävs för att arbeta och när dagen slutar.
Fysiska gränser för kontoret
En av de viktigaste faktorerna med fjärrarbetet och hur mycket flexibilitet att erbjuda anställda har att göra med fysisk arbetsyta. Vissa anställda kanske inte vet att den grundläggande regeln för all telearbete är att skapa ett utrymme för ditt hemmakontor. När arbetstagaren är i det utrymmet arbetar han eller hon – ärendet avslutat. Du kan diskutera flexibilitet tills du är blå i ansiktet, men sanningen är att ett fysiskt utrymme för arbete skapar en klar förståelse.
Det är viktigt att uppmuntra anställda att inte bara skapa detta utrymme utan att upprätthålla en arbetsetik. När dem är “på jobbet,” det betyder att de är på hemmakontoret. Det är det enda stället som de har sin bärbara dator eller affärssmartphone, det är det enda stället de har pappersarbete och en skrivare. Det kanske låter löjligt för dem, men den gränsen ger dem känslan av att deras jobb nu sker på en fysisk plats och kommer att få dem att må bättre om sina jobb.
Det kan verka som en dramatisk gest, men det fysiska utrymmet kan också vara det enda där den anställda får åtkomst till sin arbetsmail eller gör ett videokonferensmöte. Vi vet alla att mobil datoranvändning har gjort det möjligt att arbeta var som helst, men en fysisk gräns hjälper de anställda att förstå att de inte behöver arbeta hela tiden. Ironiskt nog kommer de att betrakta arbetet som mer flexibelt genom att lägga på detta själva. Om de lämnar hemmakontoret för att gå till hunden eller fixa en måltid, så anses det inte som arbete – de har lämnat kontoret.
Att ha den fysiska separationen hjälper också till med deras arbetstid. Det är inte helt flexibelt när det gäller att ta 30 minuter att kyla på soffan – det anses inte som arbete. Det kan vara frestande för anställda att tänka på fjärrarbete som att ha samma flexibilitet att vara på företagskontoret, där det kan vara bra att umgås i pausrummet och överväga att “arbete” eftersom det innebär att bygga en relation med en kollega eller diskutera ett projekt på ett avslappnat sätt. Det räknas inte hemma, där det finns en HDTV i nästa rum.
Arbetsgivare kan säga detta: “Eftersom du arbetar på distans är här den nya definitionen av flexibilitet. Du är välkommen att arbeta flexibla timmar och tillbringa tid på kontoret under de tidiga morgontimmarna, sedan ta en lång lunch eller till och med sluta tidigt på dagen. Men du har inte flexibiliteten att blanda hem- och arbetsliv, så när du arbetar ska det vara på ett kontor när det är möjligt.”
Virtuella riktlinjer
Annat än att fysiskt skapa ett utrymme där medarbetaren alltid arbetar, och sedan lämna det utrymmet betyder det att den anställde är fungerar ej, Det bör också finnas virtuella riktlinjer.
Detta är delvis ett sätt att erkänna att det inte är en perfekt lösning att ha en fysisk plats för arbete. (Det är dock ett av de viktigaste stegen.) Vi vet alla att det är för lätt att ta en bärbar dator i vardagsrummet, att arbeta på en telefon från soffan eller till och med att svara på telefonsamtal när du är ute efter en gå medan du är social avstånd från grannar.
Så här gör du det möjligt för anställda. Börja med riktlinjen att allt arbete ska göras på det fysiska hemmakontoret – det är målet. Men om en anställd också inför några virtuella riktlinjer är det också bra. Säg att en programutvecklare behöver en paus från hemmakontoret. Han eller hon kanske låter alla veta – helst på en samarbetschatt-app som Slack – om att behöva arbeta från en bakre veranda ett tag. Han eller hon kan bestämma: “Ja, mitt hemmakontor är där jag arbetar de flesta dagar och det är den hårda och snabba regeln. De kommande två timmarna kommer jag att arbeta från verandan för att få en paus från den platsen.”
Detta hjälper också till din personals mentala hälsa. Anställda vet att de har rekkverk på sin tid och inte behöver arbeta hela dagen, och ändå vet de också att de är fria att arbeta i sin egen takt och i sin egen tidsram. Det är också där flexibilitet kan trumfera regler för fjärrarbetet. Det finns alltid alternativ för dem, och det ultimata målet är att slutföra sina projekt.
Virtuella riktlinjer hjälper dock inte så mycket som fysiska gränser för hemmakontoret. Arbetsgivarna bör trycka på att allt arbete i allmänhet ska ske vid ett skrivbord. Det borde vara den kulturella förändringen, och otaliga arbetare som vistas hemma kommer att intyga detta. Att ha en arbetsplats är oerhört användbart som ett sätt att skilja arbete från verkligheten. Det kan betyda skillnaden mellan en anställd som är glad och produktiv och en som är mest irriterad över att behöva arbeta hela dygnet. I slutändan blir flexibilitet ett ansvar.
- Vi har också presenterat den bästa programhanteringsprogramvaran.
