Med företag som Google, Microsoft, Apple och Dropbox som erbjuder gigabyte eller till och med terabytes av online-lagring, klibbar allt i molnet en tilltalande idé – speciellt om du använder många enheter eller behöver komma åt PC-saker på mobilen på surfplattan.
Medan du inte kan använda molntjänster som huvudlager på din primära dator eller Mac, kopierar du bara det du sparar till din lokala hårddisk eller bärbara SSD – du kan använda deras mapp (er) som standardlagring för dokument, foton och andra typer av filer – och du kan sedan komma åt några eller alla dessa filer från andra datorer, mobiler och surfplattor genom att öppna enskilda filer eller synkronisera specifika mappar. Men är det klokt att lägga viktiga uppgifter i molnet? Här är tio saker att tänka på.
- Bästa molnlagring av 2019 online: gratis, betalat och affärsmöjligheter
- Vi sammanställde också listan över bästa online fotolagringstjänster
- Det är lämpligt att du håller en lokal kopia av dina filer, så kolla in vår bästa NAS
Välj rätt moln
Olika tjänster har olika krav, så när Dropbox, Google Drive och OneDrive fungerar i stort sett allt, behöver iCloud en Mac som kör minst Yosemite och / eller iOS-enheter som kör åtminstone iOS 8 – och medan det finns en iCloud-klient för Windows, är inte en för Android eller andra mobila plattformar. Det är viktigt att tänka på enheten / enheterna som du kanske vill dela med och kontrollera att det finns appar tillgängliga för de här enheterna.
Sätt inte din tro på fritt
Det är trevligt att få saker gratis, men gratis ger ingen garantier – Villkoren, funktioner och alternativ kan och ibland ändras med lite eller inget meddelande, kapacitet tenderar att vara ganska begränsad och det finns ingen sådan sak som garanterad tillgänglighet utan pris tagg bifogad.
Det betyder inte nödvändigtvis att du måste skynda ut och spendera pengar, eftersom många betalda tjänster erbjuds i paket med andra inköp. Exempelvis får Office 365-abonnenter staplar av molnlagring (en hel terabyte) som en del av deras bunt.
Skydda din telefon
Om du delar eller synkroniserar med din mobila enhet, skyddar du dem med PIN-koder eller lösenord. Det finns ingen anledning att observera strikt säkerhet på din dator och sedan lämna din telefon eller surfplatta öppen för att någon ska komma åt dina saker.
Storbritanniens nationella mobila brottsenhet säger att mer än 300 000 telefoner går förlorade varje år, men det är bara de som rapporteras att hävda mot försäkringar – den verkliga siffran är mycket högre. Om någon fick din telefon, kunde de komma åt dina saker? Se till att de inte tar tid alls.
Vet vad som är säkert att lagra
Det enda absolut positiva, definitivt garanterade sättet att se till att något inte kan fås från internet är att se till att det aldrig går någonstans nära internet. Medan risken för dataförlust eller stöld från välkända molntjänster kan vara avlägsen, är det fortfarande möjligt och något du behöver tänka på – speciellt om du lagrar arbetsfiler med personuppgifter, eftersom dataskyddslagen säger att data måste skyddas på ett adekvat sätt. Vill du inte att din världsdominans planerar att falla i fiendens händer? Använd filkryptering på allt du lägger i molnet.
Slå på 2FA
Ett enkelt användarnamn / lösenordskombination räcker inte för att hålla ditt molnlagring säkert, vilket är anledningen till att de stora leverantörerna av cloud storage erbjuder tvåfaktorsautentisering eller 2FA för korta. 2FA använder en andra verifieringsform för att se till att du faktiskt är dig, oftast genom att skicka en kod till en annan enhet, t.ex. din smartphone eller surfplatta. 2FA är också tillgänglig för onlinetjänster som e-post och foto lagring, och det är en mycket bra idé att aktivera det på dem också.
Har alltid en säkerhetskopia
Medan många tjänster gör sitt yttersta för att skydda dina data finns det alltid risk för att något kan gå fel – desto viktigare är filen, ju viktigare är att du har en säkerhetskopia av den. Det kan innebära att uppladdning av bilder till två olika molntjänster (något som är automatiskt om du installerar, säger Flickr på en iCloud-sharing iOS-enhet och aktiverar automatisk Flickr-uppladdning så att både Flickr och iCloud får varje bild) eller bara regelbundet synkronisera och säkerhetskopiera nyckelfiler.
Kolla vad som är anslutet
Tjänster som Dropbox och Google Drive gör att du kan se vilka enheter som har anslutits till ditt konto, så till exempel kan Dropbox se vilka webbläsare som för tillfället är kopplade till och vilka specifika datorer, Macs och mobiler du har gett åtkomst till konto.
Om det finns en enhet som inte är din eller att du inte har mer, kan du koppla bort enheten för att återkalla dess åtkomst. Enhetslistan omfattar inte personer du har skickat delbara länkar till, till exempel Dropbox-offentliga webbadresser. Det täcker bara enheter med tillgång till ditt konto.
Återkalla appåtkomst
Cloud storage kopplar inte bara till enheter direkt – det kan även kallas från tredjepartsprogram, så till exempel kanske du vill ha Google Drive-bilagor i din e-postprogram, OneDrive-filer i dina Office-dokument eller för att ansluta Dropbox till IFTTT.
Återigen kan du med hjälp av ditt kontobandspelare se vilka apps som har åtkomst och att återkalla åtkomsten till allt du inte behöver. Ju färre appar som har tillgång till ditt konto, desto säkrare är det att kontot sannolikt kommer att förbli.
Överstiger inte din ersättning
En av de vanligaste användningarna av molnbaserad programvara är att ge åtkomst över enheter, så du kanske vill att iCloud-dokument från din Mac ska vara tillgängliga på din iPad eller OneDrive-filer från datorn på din errr, Windows Phone.
Det är bra, men var försiktig om du har en mobildataplan med en månadsgräns för trafiken – för mycket fildelning och synkronisering kan enkelt bryta igenom gränsen för bandbredd, sakta ner din anslutning eller medföra extra avgifter. Om ditt konto är begränsat begränsar du vad du delar eller synkroniserar bara när mobilen har Wi-Fi.
Håll dina betalningsuppgifter aktuella
Om du har ett betalt molnkonto och förnyelsen inte går igenom dig behöver du inte panik – Dropboxs tillvägagångssätt är ganska typiskt, med konton nedgraderade för att frigöra grundläggande konton, men filerna förblir orörda.
Vad som ändras är dock möjligheten att synkronisera – om ditt betalda konto har blivit nedstängt till ett grundläggande, gratis konto, kan det innebära att lagringsutrymme sjunker från 1TB till bara 2GB. Om dina filer överstiger det kommer du inte att kunna synkronisera något nytt förrän du har prenumererat på det betalda kontot.
Bonus tips: Hur man väljer en cloud storage / cloud backup leverantör?
Alex Fagioli, VD för Tectrade, gav oss några användbara tips om hur man väljer molnlagrings- eller backupleverantör som passar dina företags behov
1. Känn ditt nuvarande system
Innan du gör IT-relaterade inköpsbeslut måste cheferna helt granska sina system för att få en fullständig förståelse för deras krav och optimera vad de för närvarande har. De flesta stora företag har hybridinfrastrukturer, som består av interna datacenter, privata moln och minst en offentlig molntjänst, men många IT-avdelningar vet inte exakt vad som händer under programvaran och tjänsterna som driver verksamheten. En molnlagringsleverantör kan ge en prickig försäljningsnivå, men om du inte vet exakt hur det kommer att spela in i ditt befintliga system, är det inte värt att överväga.
2. Sök värde
IT-chefer känner stor press för att leverera kostnadseffektivitet samtidigt som produktiviteten förbättras och stöd ges. Tidigare undersökningar av IT-utgifter visar att endast 7 procent av organisationens IT-budget spenderas på säkerhetskopiering och återhämtning – ett mycket litet antal med tanke på hur viktigt det är att hålla ett företag igång. Det är därför viktigt att se till att ett företag utnyttjar den budget som de har för säkerhetskopiering och återhämtning. Försök hitta en leverantör som erbjuder en lön som du använder eller betalar när du växer konsumtionsmodell för att optimera utgifterna.
3. Prioritera arbetsbelastningen
För det mesta kommer säkerhetskopior att användas för att hämta gamla versioner av dokument eller oavsiktligt raderade filer, men deras grundläggande syfte tjänar till att få dig att fungera igen om du slås offline. För en vanlig konsument kan de säkert ha råd att vara utan sin bärbara dator under ett par timmar som de återställer från en säkerhetskopia. Men förlorad tid för ett företag är förlorat pengar och det är viktigt att ha viktiga uppgifter på gång snabbt. Leta efter en leverantör som arbetar med dig för att prioritera arbetsbelastningar och se till att de kan återvinnas effektivt.
