Smartsheet är en kraftfull webbapp som återuppfinner kalkylarket för att ge det ett brett utbud av ytterligare funktioner som gör det otroligt flexibelt.
Effektivt är det en databas som skapas som ett kalkylblad, så medan du har dina grundläggande kolumner och rader för datavärden kan du lägga till många olika parametrar till det, lägga till rullgardiner, lägga till symboler och till och med infoga bilder.
Du kan också visa data på olika sätt, inte minst genom Gantt eller kalendervy, och det finns en instrumentbräda där du kan bädda in ytterligare information.
I själva verket syftar det till att göra mycket mer än vanliga kalkylblad kan göra, med målet att täcka funktioner som normalt finns i projekthanteringsapplikationer.
(Bildkredit: Smartsheet)
Ställer in
Registreringen borde ha varit enkel, men vid registreringen vägrade den att acceptera mitt Gmail-konto. Efter ett par misslyckade försök skrev jag in min affärs-e-post, som sedan startade in en ny registreringsskärm som inkluderade ett alternativ att logga in på mitt Google-konto. Brist på sammankopplade tankar – inte en bra start.
Väl inne i admin-instrumentpanelen finns det en videohandledning för att introducera funktioner, men den rusar igenom allt och det är svårt att ta det hela i. Räkna med att behöva pausa och spela igen mycket, för med stor kraft kommer en lika bra inlärningskurva för att säkerställa att du förstå funktionaliteten du behöver använda.
Att starta ett grundläggande kalkylblad är enkelt nog – det finns olika mallar tillhandahållna beroende på vad du behöver fokusera mest på. Dessa inkluderar rutnät, uppgiftslista eller projekt, som alla i princip är det kända kalkylarkformatet förutom att projektet också integrerar en kalender efter de första raderna. Dessa mallar har grundläggande rubriker som du kan behålla, redigera eller lägga till efter behov.
En annan mall, Kort, innehåller en uppsättning kolumner som du enkelt kan dra och släppa information över. På det sättet kan det påminna lite om Trello, men det är fortfarande väldigt mycket cellbaserade kalkylark, bara konfigurerat för att visa annorlunda.
(Bildkredit: Smartsheet)
Hantera data
Naturligtvis finns det inget mer skrämmande än ett tomt ark. Men det finns ett uppenbart alternativ att börja från början, men det finns ett importalternativ tillgängligt. Detta gör att data från andra kalkylarkformat kan tas upp från Microsoft Excel eller Project, tillsammans med Google Sheets eller Trello.
Jag testade detta genom att importera mitt flöde från läslistan från GoodReads och fann att även om data importerades bra fanns det några mindre formateringsproblem som snabbt åtgärdades med kommandot ersätt.
En av de stora fördelarna med Smartsheet är att kunna lägga till ytterligare information till ditt normala kalkylarkformat, till exempel att infoga bilder eller kommentarer. Om du gör detta kommer en liten ikon att visas i den relevanta kolumnen, som i själva verket är en hyperlänk till filen i fråga.
Å ena sidan är användning av ikoner ett användbart sätt att se att information har lagts till. Å andra sidan kan du dock inte se vad som har lagts till utan att navigera genom cellerna. En muspekare bekräftar helt enkelt att något har lagts till, men det skulle vara bättre om det faktiskt avslöjar vad som finns där.
(Bildkredit: Smartsheet)
Dessutom finns det ingen livestream som visar vilka ändringar som görs i en fil som andra kollaboratörer enkelt kan se. Medan Smartsheet är tänkt att markera ändringar i en fil till förmån för andra användare när de nästa loggar in, eftersom vi alla vet att det är lätt att logga in för att starta något, bara för att bli uppmanad till något annat och måste komma tillbaka och logga in igen.
Även en enskild användare kanske gillar att faktiskt ha en aktivitetsström som visar uppgifter, snarare än att behöva kontrollera enskilda celler i ett kalkylblad för att bekräfta vad de har eller inte har slutfört.
Båda dessa problem arbetar mot användareffektivitet, vilket verkligen bör vara en kärnkomponent i programvara som denna.
Det är också viktigt att notera att även om du kan exportera data från Smartsheet till Excel, PDF eller Google Sheets, är det bara kärnkalkylarkdata som exporteras och att ytterligare data som är unika för Smartsheet kan gå förlorade.
(Bildkredit: Smartsheet)
Enkel användning
Om du känner dig igenom kalkylark bör det inte vara för svårt att hitta dig igenom grunderna för att använda Smartsheet. Det som tar lite tid att vänja sig är alla de extra klockorna och visselpiporna du inte känner till och kanske inte vet att de är där.
Det finns många hjälpmeddelanden som utlöses genom att klicka igenom olika alternativ, och det finns ett lärande bibliotek för att hjälpa till med användarträning – med förbehållet att videoklippet rusar igenom funktioner snarare än att introducera dem, så förvänta dig att många måste behöva pausa och spela upp , som kanske inte går för bra i gruppträning.
Det måste betonas att detta är en kraftfull programvara som kan göra så mycket mer än Excel, men den har sin egen logik som också kan vara frustrerande.
När jag till exempel började skriva in arbetsrelaterade data upptäckte jag snabbt att standardinställningarna utesluter söndagar eller nationella helgdagar. Det innebar att uppgifter som påbörjades på en lördag som förväntades pågå i två dagar faktiskt visade sig ta tre i kalendervyn.
Det skulle vara bättre om administratörer kan lägga till sina egna villkor som och när de behöver, snarare än att behöva fortsätta att gå tillbaka för att ändra standardvärden som inte krävs.
(Bildkredit: Smartsheet)
Andra frågeställningar inkluderar att när jag importerade min GoodReads-data och skapade en kalendervy visade alla böcker inte efter deras titel utan med deras ID-kod. Jag kunde inte hitta något i de normala rubrikkommandona för att korrigera detta, och upptäckte att det faktiskt finns en inställningsikon längst upp till höger – men du gissade det, det fanns inget sätt att ställa in vilken kolumn som ska visas i kalendervyn.
Slutligen räknade jag ut hur jag skulle ändra den – men snarare än att helt enkelt ange boktitelkolumnen som den primära kolumnen, jag var tvungen att skapa en ny kolumn och kopiera data från den primära kolumnen till den och sedan kopiera data från kolumnen Titel till primär en – medan du byter namn på alla tre kolumner eftersom du inte kan ha duplikatnamn. Återigen är det ett annat exempel på hur programvarans standardkonfigurationer kan orsaka fler problem än de löser.
Det negativa åt sidan, de olika mallformaten – och förmågan att växla mellan dem – gör det verkligen enkelt att hantera data. Till exempel med mina importerade GoodReads-recensioner visade det sig snabbt att kalendervynen visade att GoodReads hade samlat en massa av mina recensioner till samma datum, vilket var fel.
Att fixa det var lika enkelt som att dra och släppa data över till nya datum, som automatiskt uppdaterade cellerna i mitt kalkylblad. Men ingen instrumentpanel gjordes tillgänglig med min import som förväntat, vilket innebar att det inte fanns något sätt att konfigurera några rapporter baserade på den.
(Bildkredit: Smartsheet)
Även ändå finns det några riktigt bra funktioner i Smartsheet, en framstående är möjligheten att använda formulär för att skicka data. Dessa formulär kan fyllas i av vem som helst, till exempel tredjeparter som inte ingår i ditt team eller ens använder Smartsheet. När formuläret skickas matas informationen automatiskt in i ett ark, till exempel för ett arbetsflöde, en förfrågningsrapport eller en metriktabell. Detta kan sedan hanteras via en förvaltningsstatuspanel.
Själva instrumentpanelen kan normalt anpassas, med möjligheten att bädda in ytterligare information under den, till exempel bilder, videor, formulär, etc. Detta kan sedan delas med namngivna intressenter. Och kärnan i programvaran är förmågan att hantera och spåra data, få information till rätt personer vid rätt tidpunkt.
(Bildkredit: Smartsheet)
Affärsapplikationer
Smartsheet utvecklar kalkylark till nya och intressanta platser, och om det bara ses i detta avseende är det en tydlig marknadsledare. Men det säljer också sig som en projektledningsapplikation bland annat, och det är där saker blir lite mindre gynnsamma. Andra projekthanteringsverktyg har ett mer användarvänligt gränssnitt och utan tvekan mer specialiserad funktionalitet.
Men vad Smartsheet har är ett tydligt och oklart sätt att presentera data som är kända för alla kalkylarkanvändare. Även då är det viktigt att komma ihåg att även om Smartsheet kan erbjuda fler alternativ än Microsoft Excel och Project, så erbjuder det olika funktioner och det kan kasta vissa användare. Begränsningarna inkluderar det faktum att även om du kan skapa flera ark kan du inte skapa arbetsböcker med flikark.
(Bildkredit: Smartsheet)
När vi går tillbaka till fördelarna finns det ytterligare funktioner fokuserade på automatisering av processer och byggande av arbetsflöden som flyttar det närmare projektledningen. Men det kommer att ta lite utbildning för att få personal till en nivå där de kan använda mellanliggande och avancerade alternativ som dessa.
Med det åt sidan är det lätt att se hur Smartsheet kan säljas som en ersättning eller – ännu bättre – en uppgradering från Excel eller något annat kalkylprogram. Det är den enkla vinsten.
Den svårare försäljningen är Smartsheet-prissättningen. Det finns två huvudnivåer, den första är enskild som är prissatt till $ 14 (£ 10,83) per månad, vilket gör att kollaboratörer kan se, redigera och hantera ark gratis.
Den andra nivån riktar sig till företag med mer än tre licensierade användare och debiterar $ 25 (£ 19) per användare per månad, men endast om de faktureras årligen. Detta gör Smartsheet mycket dyrare än konkurrerande kalkylbladsprogram, samtidigt som det ligger i den dyrare slutet av projekthanteringsprogramvaran.
(Bildkredit: Smartsheet)
Slutlig dom
Smartsheet klarar sig mycket bra och kan med säkerhet ersätta alla befintliga kalkylbladslösningar och lägga till mycket mer värde i termer av hur mycket och vad det kan göra. Men även om det kan göra mycket för data, kan det inte göra mycket för användare. Från udda konfigurationer och det grundläggande användargränssnittet kommer Smartsheet med ineffektivitet som är inneboende i systemet, vilket snarare än att öka produktiviteten kan hamna långsammare.
Dessutom, medan det finns möjlighet att samarbeta, misstänker jag att de flesta chefer kommer att behöva täcka de flesta data som matas in, så risken är att det initialt kan se ut som att lägga till mer i arbetsbelastningen. Detta kan emellertid kompenseras av det faktum att en enda lösning används för att överföra all data och hanteringsövervakning, istället för att använda flera paket.
Prissättningen verkar också konkurrenskraftig, särskilt med några smarta projekthanteringslösningar ute, som Trello, Zoho Projects, Monday.com och Wrike. Smartsheet kan inte alltid tävla med några av dessa, särskilt om användarupplevelse, men är prissatt i marknadens högre ände.
Fortfarande, för företag som värderar sina data och vill gå längre än det grundläggande kalkylarkformatet och låta deras data göra mer, erbjuder Smartsheet en mycket verklig lösning.
Sammantaget kommer Smartsheet troligen att vädja mest till företagets användare, inte minst på grund av dess ursprungliga kännedom, men också det faktum att dataanvändning och arbetsflöden är integrerade i verksamheten. Småföretagare kanske föredrar ett alternativ som har mindre beroende av kall logik och har ett varmare användargränssnitt.
