Bästa dokumenthanteringsprogram
1. Templafy
2. M-filer
3. Docuware
4. MasterControl Document Control
5. XaitPorter
Läs vidare för vår detaljerade analys av varje system
I den här tiden med Green IT och EU: s allmänna databeskrivningsförordning (GDPR) går många organisationer papperslösa. För att hjälpa till finns det ett flertal dokumenthanteringssystem (DMS) som inte bara kan minska avfallet utan också effektivisera affärsprocesser.
Att spendera tid och pengar på utskrift och lagring av pappersdokument betraktas alltmer som en dålig idé. Det finns inte bara risk för att fysiska kopior går vilse och skadas, men du är också ansvarig för att hålla dem på filen. Och de kommer snart att stapla runt ditt kontor.
Genom att implementera rörliga saker i ett dokumenthanteringssystem (DMS) i din verksamhet, frigör du tid att spendera på andra viktiga områden i ditt företag. Du är också mycket säkrare och vet att alla dina värdefulla dokument och filer lagras och organiseras via programvara, i motsats till att de är utspridda runt ett förråd.
Dessa system har funnits i några år, men de blir ständigt överkomliga och mer avancerade. Här är ett urval av sex av de bästa erbjudanden som finns tillgängliga med hänsyn till pris, funktioner, professionella recensioner och användarupplevelser.
- Vi har också avrundat den allra bästa videokonferensprogramvaran
Templafy gör det enkelt att använda flera kontorsvaror för varumärkesinnehåll, men det kan vara pricy
1. Templafy
En allt-i-ett dokumenthanteringslösning
plattformar: Webben, skrivbordet, mobilen | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, redigering, feedback, samarbete | Molnbaserad: Ja | Integrations: MS Office | Gratis provperiod: Ja
Lätt att använda gränssnittMobile appsHidden pricing
Templafy är ett av de bästa dokumenthanteringsverktygen där ute. Systemet syftar till att integrera viktiga kontorsuiter och lösningar som används av företag dagligen.
Om det finns en sak som kan vara frustrerande, måste den skapa varumärkesdokument med hjälp av olika program. Detta kan bli tidskrävande och fragmenterat, men Templafy kan hjälpa till. Med det kan du skapa en rad filer inom systemet och hantera dem från ett enda flöde.
Programvaran är kompatibel med en rad enheter och använder molnet för att låta dig få åtkomst till alla dina dokument över datorer, tabletter och smartphones. Det finns också automatiska överensstämmelsekontroller, och du kan också enkelt ge feedback till anställda.
Kontakt krävs för ett prissättning, och inte förvånansvärt beror den exakta kostnaden på antalet användare, funktioner och tillägg som valts.
- Anmäl dig till Templafy här
M-filer kan hantera de flesta dokument och hjälpa till att undvika dubbelarbete
2. M-filer
Dokumentprogramvara som upptäcker dubbelarbete
plattformar: Web, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, redigering, dupliceringsanalys | Molnbaserad: Ja | Integrations: MS Office, Salesforce CRM | Gratis provperiod: 30-dagars
Handy integrationsMobile appsMå vara för begränsad
När det gäller dokumenthantering, syftar M-Files till att förbättra interna arbetsflöden och för att säkerställa att viktig information hålls säker hela tiden. Dess kunder omfattar många stora företag som Comcast och Yokohama.
Det finns en enda valv för en mängd filer, och du kan enkelt hitta dem efter kund, projekt, datum, status eller andra kriterier. Programmet syftar till att undvika dubbelarbete – det är ganska vanligt att sluta med två kopior av samma rapport, eller kanske mer. M-filer kommer att varna dig om ett dokument har sparats två gånger genom att analysera namn och projektdata. Du får också några bra integreringar, inklusive Microsoft Office och Salesforce CRM.
Det finns en kostnadsfri provversion, men prissättning är inte fastställd på webbplatsen, så du måste komma i kontakt för ett citat.
- Registrera dig för M-Files här
Docuware levererar ett innovativt molnbaserat tillvägagångssätt som är fullt skalbar
3. Docuware
Dokumentorganisationen flyttar till molnet
plattformar: Skrivbord, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, molnlagring, fakturahantering | Molnbaserad: Ja | Integrations: 500+ inklusive Outlook, Oracle och SharePoint | Gratis provperiod: Nej
Omfattar hela sortimentet av dokumentuppgifterCloud-based storageMobile supportHidden pricing
Docuware tar ett molnbaserat tillvägagångssätt för dokumenthantering. Det integrerar molnlagring och kontorsautomatisering för att skapa en digital arbetsplats. Detta papperslösa tillvägagångssätt för hela kontorsuppgifter är ett annat exempel på den digitala omvandlingen som driver många processer idag.
Docuware erbjuder tjänster för att skapa ett ”cloud workflow” när det gäller dokument. Det möjliggör att tjänster köps i liten skala efter behov, och sedan som användningsfallsscenarier skapas och tillförlitlighet säkerställs kan tjänsten minskas för större utbyggnad.
Mobila appar som kan integreras i det här arbetsflödet erbjuds också, vilket underlättar hur skanningskvitton är på gång, godkänner fakturor för snabb betalning och undertecknar formulär direkt på enheten.
Medan Docuware erbjuder en demo finns det ingen kostnadsberättelse, och prissättningen, som givetvis beror på de tjänster som valts, är annars dold och kräver att den potentiella köparen ska komma i kontakt med ett eget citat.
- Registrera dig för Docuware här
MasterControl Document Control är betrodda av reglerande organ runt om i världen
4. MasterControl Document Control
DMS fokuserade på överensstämmelse
plattformar: Skrivbord, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, samarbete, redigering | Molnbaserad: Ja | Integrations: Nej | Gratis provperiod: Nej
Mobile optimizedSupported by regulatorsLack of integrationsOpaque prissättning
Inom stora organisationer är det ofta processer och regler som införs för att säkerställa att dokumenten överensstämmer och följa företagets riktlinjer. Men när du har massor av filer kan det vara svårt att följa sådana regler.
MasterControl, som används av några av världens största tillsynsorgan, är dokumentkontrollprogramvara som hanterar komplexa regler och standarder runt om i världen. Det syftar till att minska efterlevnadskostnaderna och öka den interna effektiviteten.
Systemet automatiserar automatiskt routing, leverans, eskalering och godkännande av viktiga dokument. Det sportar också ett centralt, säkert arkiv där du kan lagra och söka efter företagsfiler.
Det finns ingen indikation på en kostnadsfri försök, och prissättning kräver att företaget kontaktar ett offert.
- Registrera dig för MasterControl Document Control här
XaitPorter erbjuder flexibilitet och samarbete för dokument i flera olika format
5. XaitPorter
Cloud-baserat samarbete vid sitt bästa
plattformar: Skrivbord, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, samarbete, redigering | Molnbaserad: Ja | Integrations: Microsoft Office, Oracle, Salesforce, SharePoint, Dropbox | Gratis provperiod: Demo är endast tillgänglig
Hel cloud optimizedSmart samarbetsfunktionerBortfall av formulärhanteringOpaque prissättning
Om du letar efter en molnlösning för att skapa dokument, bör du definitivt kolla in XaitPorter.
Det stora med detta system är att det är extremt flexibelt. Du kan samarbeta och arbeta med dokument med kollegor samtidigt, och du kan enkelt dela feedback med varandra. Det hanterar också alla aspekter av arbetsflödet, så du behöver inte oroa dig för formatering, numrering och layout.
XaitPorter har också några användbara knep på integrationsfronten. Programvaran kan fungera med Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft Office och Dynamics, SharePoint, OpenText och Dropbox. Och det används för närvarande av cirka 45 000 företag över hela världen.
Medan det finns en demo finns det ingen kostnadsberättelse, och prissättning kräver att du tar kontakt för ett citat.
- Registrera dig för XaitPorter här
Dokmee erbjuder moln, skrivbord och mobil DMS, men du kan vara bäst av med ett abonnement på flera användare
6. Dokmee
Säker mjukvara för hantering av affärsdokument
plattformar: Skrivbord, mobil | Resurser som omfattas: Dokumenthantering, lagring | Molnbaserad: Ja | Integrations: Endast med Pro version | Gratis provperiod: 30-dagars
AutomatiseringsfunktionerFokus på securityBeefier-produkter kan bli dyra
Dokmee sätter effektivitet och säkerhet först och erbjuder ett antal dokumenthanteringserbjudanden du kan välja från. Dokmee-skrivbordet på entrénivå är endast för en enskild användare ($ 249, £ 196), men har det mesta av kärnindex och sökfunktioner, plus organisations- och delningsfunktioner och det mesta av redigeringsfunktionen för (spara för versionskontroll).
Om du vill utnyttja alla funktioner, inklusive de viktiga säkerhetsfunktionerna, måste du flytta upp till Dokmee Professional, vilket också tillåter flera användare – och en rad integreringar som Microsoft Office Add-ins (för Word, Excel och Outlook).
Det finns också en välfungerad molnversion av DMS, även om du måste kontakta säljaren för prissättning på detta och Professional-paketet. En ytterligare välsignelse är en gratis mobilapp som är tillgänglig för iOS och Android-enheter.
- Registrera dig för Dokmee Document Management här
