Upprättandet av ett litet företag är tillräckligt svårt utan de utpressande kostnaderna för moderna programvarulicenser. Ställ in ett antal platser med fullpris-mjukvara och du kan titta på månatliga räkningar som närmar sig lönen för en anställd.
Nu skulle vi inte rekommendera att du börjar klippa hörn – ett kreativt företag som försöker överleva på Gimp och Inkscape istället för att ponera upp kontanterna för Creative Cloud kommer inte att förbli ett kreativt företag under mycket lång tid.
Men det finns några affärsfunktioner som du med rimlighet kan ge bort till programvara utan för stor skillnad, och det finns vissa delar av fri programvara som kan göra din verksamhet effektivare.
Vi har sammanställt detta bildspel baserat på tio viktiga affärsfunktioner. Oavsett om du är designstudio eller gasinstallatör finns det programvara här för dig. Så låt oss börja!
- Kolla även ut: Bästa webbplatsbyggare
Bildkredit: Google
(Bildkredit: Google)
Bästa kontorsprogram: G Suite / LibreOffice
Ditt val av kontorsyta beror verkligen på dina specifika krav, så vi rekommenderar ett par paket här.
Om du behöver kompatibilitet med Microsoft Word och Excel, är öppen källkod OpenOffice-efterföljare LibreOffice är förmodligen ditt bästa val eftersom det är väldigt lika med gränssnitt till de betalade paketen. Det innehåller också ett presentationspaket som liknar PowerPoint, ett ritningspaket som är perfekt för flödesdiagram och egen databasprogramvara.
Dokumentsamarbete är ett allt viktigare krav. Det är säkert möjligt med LibreOffice, men vi lutar mer mot multifunktionsvärlden i Googles G Suite, som erbjuder dokument, skivor, bilder och mer, så att lag kan arbeta på filer samtidigt.
Ändringar är synliga när de händer, de kan rullas tillbaka, och det finns även in-dokument-chatt för komplicerat samarbete. Det finns andra uppenbara fördelar med att använda en webapp, inte minst av vilken plattformskompatibilitet det finns, med i stort sett inga IT-kostnader. Det finns inget behov av någon installation, och inga uppgraderingar att oroa dig för, bara hoppa på nätet och du är ansluten till dina dokument var du än är.
Bildkrediter: Mozilla
(Bildkredit: Mozilla)
Bästa e-postprogram: Thunderbird
Medan Microsoft och Apple har egna möjligheter att hantera e-post gratis, har inte heller de sofistikerade eller avancerade funktionerna i Thunderbird, ett trovärdigt e-postpaket från Firefox moderbolag Mozilla.
Nu kan du välja att få all mail hanterad online genom tjänster som Gmail, vilket är säkert användbart om du har ett distribuerat team, inget bestämt maskinvaruinnehav eller behöver ofta tillgång till postlådor på distans. Det finns inget som hindrar dig – du kan integrera webbpostlådor med Thunderbird med IMAP, och ändringarna mellan dem kommer att synkroniseras.
Den stora fördelen att använda ett e-postprogram är redundans. Om en skurkare slicer genom fibern till din byggnad, kommer du åtminstone inte att vara utan dina e-postrekord – och låt oss möta det, ibland är e-post det enda stället som en kritisk bit av affärsinformation lurar. Thunderbird gör det enkelt att söka och hantera dina meddelanden, så det är väl värt att installera.
Bildkredit: Trello
(Bildkredit: Trello)
Bästa projekthanteringsprogram: Trello
Att hålla flikar på vad som behöver göras, vem gör det och vad som görs vid en viss tidpunkt är den centrala pelaren för bra projektledning. Trello använder Kanban-tekniken, som ursprungligen skapades som en del av Toyotas ultimata effektiva just-in-time tillverkningsprocess – tänk en tavla täckt med noter och du kommer inte vara långt borta. Skapa dina uppgifter, och när användarna flyttar dem till de olika kolumnerna känner du till deras status och vem som tar ansvaret.
Trello är lika användbart om du använder det själv, och eftersom varje uppgiftskort – vilket är enkelt på ytan – kan innehålla all information du behöver lagra om varje uppgift, är det ett bra sätt att hålla dina projekt i ordning . Den fria versionen erbjuder obegränsade skivor och projekt, men endast 10 MB bifogade filer – det kommer inte att gå väldigt långt, men för små projekt borde det vara tillräckligt. Ett värdigt tillägg till vår bästa projekthanteringsprogramvara nedräkning.
Bildkredit: Slack
(Bildkredit: Slack)
Bästa teamkommunikationsprogram: Slack
Gör inget misstag om det, chatta med medarbetare på Slack är ett av de bästa påföljderna som man kan förhöra. Men online-samarbetsverktyget du jour handlar inte bara om att slänga de senaste memes och kattbilderna runt kontoret, och det finns en anledning att många företag har kommit att förlita sig på det som ryggrad i deras arbetsmiljö.
För det första är det en absolut bris att administrera – om du arbetar med ett nytt projekt kan du skapa en ny chattkanal om några sekunder och bjuda alla inblandade att dela med sig av statusuppdateringar, idéer och till och med relaterade filer.
Det är fullt integrerat med Googles kontorsupport, så du kan bifoga relaterade dokument till varje kanal för enkel åtkomst, och du kan till och med installera bots i varje kanal för att utföra olika affärsfunktioner eller ansluta till andra tjänster. Och om du jobbar med ett geografiskt distinkt lag, är det ett bra sätt att hålla dem kopplade till alla relevanta affärsrörelser utan att tillgripa rubbningen av e-post.
Bildkredit: Adminsoft-konton
(Bildkredit: Adminsoft-konton)
Bästa bokföringsprogram: Adminsoft-konton
Titta efter dina pengar och … du vet resten. Adminsoft-konton kan vara lite clunky att titta på (okej, mycket clunky) och lite knepigt att ta tag i, men det erbjuder en enorm mängd funktionalitet som kan hantera de flesta aspekterna av din finansiella verksamhet för dig. Tillverkad av en liten företagare för andra småföretagare, det är valutaoberoende och perfekt för att hantera en växande kundbas.
Du kan göra full lagerkontroll, inköpsorder, hantera olika HR-funktioner, hantera ditt kassaflöde och budgetar – i princip allt viktigt. Vi lämnar det här med en liten advokat, men du kan behöva lägga lite arbete om du senare vill exportera Adminsoft-kontonas data och importera den till ett betalt paket som Sage 50, men det skulle vara sant, oavsett bokföringsprogram paket du använde.
Bildkrediter: HMRC
(Bildkrediter: HMRC)
Bästa löneprogrammet: HMRC Basic Pay-Tools
Så länge du kör ett verkligt litet företag med färre än 10 anställda finns det ett antal paket som handlar om att betala dem. För Storbritannien lutar vi mot HMRC: s eget Basic PAYE Tools-paket, som – trots att det är så grundläggande som namnet antyder – erbjuder alla verktyg du behöver betala skatter för dina anställda.
Det innehåller också räknarmedel för sjuk- och moderskapslön och ger råd när du når kritiska datum för t.ex. kostnader och förmåner. Det enda som det inte handlar om är pensioner på arbetsplatsen: du måste administrera dem innan du lönar dina löner genom löneavgiften.
De som är tvungna att hantera IRS är lite mindre lyckliga – medan dina anställdas skatt är deras ansvar måste du fortfarande registrera din verksamhet och skatter, och det finns inte mycket i vägen för fri programvara för att hjälpa dig hantera det. Vi skulle rekommendera en tjänst som TaxAct – du kan använda programvaran gratis och betalar bara när du verkligen behöver filen.
Bildkredit: Wave
(Bildkredit: Wave)
Bästa faktureringsprogram: Wave Fakturering
Korrekta fakturor är viktiga. Om du kräver betalning du vill se professionell, vill du vara snabb, och du vill göra det så enkelt som möjligt för dina betalningsmottagare att få dig pengarna. Wave åstadkommer alla dessa uppgifter inom en gratis, plattformsapp så enkelt att du även kan utfärda fakturor från din telefon.
Om du väljer kan du också använda den för att acceptera kreditkortsbetalningar. Wave gör sina pengar genom att ta ut en liten avgift på betalningar, och i alla andra avseenden är det gratis.
Du kan använda fakturamallar för att påskynda saker och ting ytterligare och Wave kan automatiskt hounda de som är sena med dina pengar för att se till att de vet att det är dags att betala. Det täcker försäljningsskatter, ger dig läsrapporter på fakturor du har utfärdat, kan utfärda uppskattningar och citat samt hela fakturor, och du kan anpassa mallarna för att matcha din logotyp eller färgschema. Det är i grunden en one-stop fakturering butik.
Bildkrediter: Duplicati
(Bildkrediter: Duplicati)
Bästa säkerhetskopieringsprogram: Duplicati
Att säkerhetskopiera dina data är avgörande för säkerheten för ditt företag. Om du någonsin har förlorat en hårddisk, vet du hur katastrofal det kan vara. För att göra det rättvis vill du följa regeln om tre: Du borde ha tre kopior av kritiska data lagrade på minst två platser, varav minst en ska vara off-site vid en miljökatastrof.
Duplicati är det perfekta valet – det är gratis, öppen källkod, krypterar dina data innan du säkerhetskopierar det, och du kan välja att dina säkerhetskopior ska gå till ett antal platser. Det kan betyda en lokal enhet, en filserver som du har konfigurerat dig själv, eller till och med en molntjänst.
Det kan ta inkrementella säkerhetskopior, vilket betyder att efter den första säkerhetskopian behöver den bara skicka en liten mängd data varje gång den går för att hålla arkiven uppdaterad. Ja, det är inte söt, och det kan ta lite teknisk kunskap för att få det (och vad som helst säkerhetskopieringsmål du har utsett för det), men när det är klart kommer du vara säker.
Bildkredit: IPFire
(Bildkredit: IPFire)
Bästa gratis brandvägg: IPFire
IPFire täcker ett antal kritiska företagsroller: det är en brandvägg, ett innehållsfilter och en aktivitetsloggare bland annat. Du kan även använda den som en VPN-gateway för ditt företag, så att fjärranslutna användare kan logga in som om de var på ditt kontor.
Det är fusk temaet för denna lista, visserligen; Det är en serie program och moduler som ingår i en helt anpassad Linux-installation. Denna otillräcklighet i en kärndistrover innebär att du inte väntar på uppdateringar från, till exempel, Fedora för att hålla den uppdaterad med de senaste säkerhetshoten.
IPFire måste installeras på sin egen maskin, idealiskt beläget mellan modemet och nätverksomkopplaren för att avlyssna ojämn trafik som går in och ut. Du kan också använda den för att separat administrera trådlösa nätverk eller skapa ett extra nätverk med lossare kontroller. Det kan verka skrämmande, men med en enkel webbläsargränssnitt och bra dokumentation, ska även den mysaste sysadmin hantera den.
Bildkrediter: Comodo
(Bildkredit: Comodo)
Bästa SMB-antivirus: Comodo Antivirus för småföretag
Vi slutar denna lista med ett antivirusalternativ som normalt inte skulle vara högt på vår lista, men verkligheten av licensavtal har tvingat vår hand något. Du kanske tror att installera något som Avast, AVG eller Avira på användarnas maskiner skulle göra tricket och tekniskt sett är vi säker på att de skulle vara fullt skyddade.
Men dyker in i det lilla trycket och du kommer inse att deras fria versioner är faktiskt inte licensierade för småföretagare – och du vill inte få din verksamhet till lagligt varmvatten.
I stället vänder du dig till Comodo Antivirus for Small Business, som har ett licensavtal som specifikt säger att det gäller för småföretag. Det är ett bra, oklart paket som är giltigt för både Windows och Mac-enheter – det finns det vanliga gratis uppgraderingsbehovet för AV, och du får säkert fler funktioner och starkare säkerhet för ditt företag om du gör språnget, men för kontantfritt skyddet är helt adekvat.
- De bästa fria alternativen till Word, PowerPoint och Excel
